Objekt-Dokumentation 2.0

Wird in der professionellen Reinigung von ‚Objekten‘ gesprochen, hat man Krankenhäuser, Seniorenheime, Hotels, Schulen oder ganze Bürogebäude vor Augen. Doch oft sind auch kleinere Einheiten zu reinigen, die dieselbe Sorgfalt und Präzision wie die großen erfordern. So gehören zu den Kunden des 1911 in Düsseldorf gegründeten Familienunternehmens Klüh Service Management GmbH beispielsweise auch 350 Bankfilialen in Nordrhein-Westfalen, zum Teil Filialen mit Kundendialog, zum Teil nur mit Geldautomaten. Solche Bankfilialen können natürlich keine Betriebsanweisung für die Reinigungskräfte aushängen oder jeweils einen eigenen Ordner zur Reinigung führen. Deshalb hat die Reinigungssparte des Düsseldorfer Dienstleisters ein digitales Tool gesucht, um Zugriff auf die insgesamt rund 2.100 Objekte zu haben, mit allen für die Reinigung relevanten Dokumenten. Mit dem unserem ServiceCockpit 2.0 war dieses Tool gefunden.

Komplette Objektdokumentation papierlos
Wir bieten mit dem ServiceCockpit 2.0 einen digitalen Ort, an dem Sie all Ihre Objekte mit den zugehörigen Produkt- und Sicherheits-Datenblättern immer top aktuell haben. Mit einem Klick lassen sich hier Reinigungs- und Desinfektionspläne, Textilwäsche-Dosierpläne sowie Gefahrstoffkataster für alle kennzeichnungspflichtigen Produkte generieren sowie Änderungen in der Objekt- und Produktverwaltung vornehmen. Zudem finden Sie hier im Falle eines Ausbruchs meldepflichtiger Infektionskrankheiten erläuternde PDFs. Außerdem können Sie hier jederzeit Zugangscodes zu E-Learning Schulungen abrufen. Im Rechte-Rollen-System lässt sich festlegen, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zum ServiceCockpit 2.0 haben Über den Intranet-Bereich können Sie eigene Dokumente hinterlegen und teilen.

Dem Multiservice-Anbieter Klüh war es wichtig, dass wir für automatische Updates der Produkt-Datenblätter sorgen. Dadurch hat das Unternehmen all seine Objekte tagesaktuell im Blick, dies gibt Sicherheit in der Steuerung und im Controlling. Auch bei Audits hat Klüh jetzt einen leichten Zugang zu allen Dokumenten, was mit normaler Papierablage nicht annähernd zu schaffen ist. Zudem werden vom Unternehmen auch Arbeitspläne, wer was wann wo wie arbeitet, digital im ServiceCockpit abgelegt – ebenso wie eigene Schulungsnachweise, Gefährdungsbeurteilungen etc. Diese digitale Verfügbarkeit aller relevanten Unterlagen an einem Ort freut auch den Qualitätsmanagement-Beauftragten. Insgesamt nutzen bei Klüh rund 80 Führungskräfte das ServiceCockpit 2.0.

Objektdokumentation 2.0
Marcel Reffert, DR.SCHNELL Key Account Manager, begleitet die Firma Klüh in allen Fragen der professionellen Reinigung und hat auch die Objektleiter der Firma Klüh im Umgang mit dem ServiceCockpit geschult:

"Hier sehen die Verantwortlichen jederzeit, welche Reinigungsprodukte für welches Objekt eingesetzt werden. Es ist ein offenes System, in das auch Fremdprodukte eingepflegt werden können. Das ServiceCockpit 2.0 bietet Transparenz, Sicherheit und eben auch Wissen über die angedockten E-Learning-Module. So entsteht echte Nachhaltigkeit: ökologisch, weil Papier, Toner und Zeit eingespart werden, ökonomisch, weil weniger Lagerplatz und Materialkosten anfallen, und sozial, weil die Sicherheit für die Mitarbeiter steigt und weil durchs Arbeiten mit dem ServiceCockpit Wertschätzung und Verantwortung gelebt werden.“ Natürlich ist das ServiceCockpit 2.0 konform mit dem deutschen Datenschutz.

Das Gute am ServiceCockpit 2.0:
Wir entwickeln das Tool im partnerschaftlichen Dialog mit unseren Kunden weiter. So denkt das Unternehmen Klüh darüber nach, auch Ansprechpartnern auf Kundenseite den Zugang zum ServiceCockpit zu ermöglichen. Benötigt wird dafür eine Ablagestruktur mit kundenspezifischen Unterordnern, in denen zum Beispiel Revierpläne und objektspezifische Unterlagen einsehbar sind. Definiert werden muss dafür die exakte Zuordnung von Rollen und Zugriffsrechten. Der Gebäudedienstleister Klüh ist überzeugt davon, dass dies eine ideale Ergänzung für das Facility Management der eigenen Kunden wäre.

Das Familienunternehmen von Alleininhaber Josef Klüh ist im Übrigen selbst auch ein digitaler Vorreiter: 2018 legte Klüh den Grundstein für ein „Center of Digital Excellence (CoDE)“ – ein Kompetenzzentrum, das innovative Themen frühzeitig erkennt und somit zur Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beiträgt. Unter anderem wurde das Tool „DigiClean®“ entwickelt, das den gesamten Reinigungsprozess abbildet und dokumentiert.

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